Relokacja biura SEB Latvia. Jak wzorowo zorganizować wyprzedaż mebli biurowych i sprzętu IT dla pracowników?

Punkt wyjścia. Duża skala i ograniczony czas

Zmiana lokalizacji oznaczała konieczność zagospodarowania ponad 2 500 elementów wyposażenia, w tym mebli biurowych oraz sprzętu IT z siedmiu pięter poprzedniego budynku. Każdy z tych przedmiotów to konkretny gabaryt i koszt potencjalnej utylizacji.

• Dla zespołów Administracji i Facility był to projekt wymagający precyzyjnej identyfikacji wszystkich zasobów i efektywnej koordynacji.
• Dla Finansów i Księgowości wymogiem był transparentny proces likwidacji składników majątku z uniknięciem kosztów i odpadów.
• IT z kolei potrzebowało bezpiecznego narzędzia do prowadzenia tego procesu redystrybucji sprzętu – w tym elektroniki.

Kluczowe pytanie brzmiało: jak przeprowadzić relokację szybko, bezpiecznie i w sposób odpowiedzialny, nie tracąc przy tym wartości zasobów?

Cyfrowy proces zamiast improwizacji

Klient zdecydował się przeprowadzić cyfrowy proces redystrybucji wyposażenia – czyli dosłownie wyprzedaż garażową online. Zamiast ręcznego zarządzania listami Excel, rozliczeniami i komunikacją mailową, cały proces został obsłużony przez jeden system dostarczony przez Rebench.

Punktem wyjścia była dokładna inwentaryzacja, przeprowadzona z pomocą Rebench App. Standard danych – zdjęć, opisów, danych i wymiarów – pomógł w efektywnej identyfikacji wolumenu zasobów, które Klient chciał wyprzedać.

Następnie, Rebench otworzył dedykowany, obrandowany portal wyprzedaży pracowniczej – zamknięty sklep, do którego dostęp mieli tylko pracownicy z domeną mailową Klienta. Spełniał on wszelkie standardy cyberbezpieczeństwa i compliance wymagane przez bank.

Pracownicy otrzymali dostęp do przejrzystego katalogu dostępnych przedmiotów wraz z informacjami o stanie i cenie. Intuicyjny interfejs, dobry UX, płatności online, informacje o oszczędzanym śladzie węglowym sprawiły, że skala powodzenia przebiła najśmielsze oczekiwania Klienta.

{{hint-1}}

Uproszczenie rozliczeń realizowanych za pośrednictwem Rebench sprawiło, że zespoły administracyjne i finansowe miały nie tylko mniej pracy, ale przede wszystkim zyskały dostęp do pełnych danych o przepływie zasobów i sprzedaży w jednym miejscu.

Wszystko to pozwoliło zamienić potencjalny problem logistyczny w uporządkowany proces odzyskiwania wartości majątku.

Od odpowiedzialności do realnych decyzji

Istotnym elementem projektu było zakomunikowanie celu działań. Pracownicy nie traktowali wyprzedaży wyłącznie jako okazji cenowej. Mieli świadomość, że przejmując wyposażenie z biura, realnie przedłużają jego cykl życia i ograniczają potrzebę produkcji nowych przedmiotów – firmowe zero waste w praktyce!

To podejście przełożyło się na szybkie decyzje zakupowe i bardzo wysoką skuteczność całej akcji. Większość zasobów znalazła nowych właścicieli w ciągu kilku godzin od uruchomienia platformy.

Przejrzyste instrukcje odbioru pozwoliły na sprawną organizację dni wydawania przedmiotów mimo tak dużej skali – wszystkie przedmioty zostały odebrane w weekend.

Efekty projektu w liczbach

Dzięki cyfrowemu procesowi redystrybucji:

• 2 041 przedmiotów trafiło do nowych domów
• 707 pracowników złożyło 804 zamówienia
• 35 492 kg odpadów nie trafiło do utylizacji
• 231 152 kg CO₂e nie zostało wygenerowane w wyniku produkcji nowych mebli i sprzętu

Z perspektywy organizacji oznaczało to:

• odzyskanie wartości z majątku biurowego,
• ograniczenie kosztów utylizacji,
• pełną zgodność księgową i raportową,
• skrócenie czasu trwania projektu i nakładu operacyjnego.

Co ten projekt zmienia w podejściu do relokacji biur

Projekt SEB Bank Latvia pokazuje, że zrównoważony rozwój nie musi być osobną inicjatywą ani dodatkowym obowiązkiem. Może być naturalnym elementem dobrze zaprojektowanego procesu operacyjnego.

Zamiast traktować wyposażenie jako problem do usunięcia, organizacja potraktowała je jako zasób, którym można świadomie zarządzać. Dzięki temu relokacja stała się nie tylko logistycznym zadaniem, ale również elementem odpowiedzialnego zarządzania cyklem życia majątkiem.

Cyrkularna relokacja biura SEB Bank Latvia to przykład, jak połączenie technologii i klarownego procesu pozwala zachować kontrolę nad majątkiem, uprościć pracę zespołów oraz realizować cele zrównoważonego rozwoju w praktyce.

To historia o tym, że odpowiedzialność korporacyjna zaczyna się nie w strategiach, lecz w codziennych decyzjach operacyjnych.