Innowacyjne zarządzanie zasobami wnętrz operatora biur serwisowanych

Wyzwanie

Operatorzy sieci coworkingowych i biur serwisowanych często borykają się z problemem inwentaryzacji i zarządzania meblami w swoich lokalizacjach. Tradycyjne metody zazwyczaj ręcznego spisywania poszczególnych elementów wyposażenia biurowego są czasochłonne i podatne na błędy. Dodatkowo nagłe zmiany w układzie biura, żonglowanie przedmiotami dla klientów lub potrzeba przemieszczenia mebli mogą stwarzać dodatkowe wyzwania w utrzymaniu płynności operacyjnej. 

The Shire | Beyond Coworking otworzyło nowe biuro serwisowane w prestiżowym Warsaw Spire. Wobec tego potrzebowali rozwiązania, które pozwoliłoby im śledzić, zarządzać i adaptować się do zmieniających się potrzeb wyposażenia meblowego biura.

W ramach pilotażowego projektu wdrożeniowego wykorzystano Rebench App, oprogramowanie, które umożliwia łatwiejsze zarządzanie meblami i planowanie ich przyszłości w jednym miejscu.

Bezproblemowy proces inwentaryzacji

Proces rozpoczął się od stworzenia cyfrowej bazy wszystkich ruchomości należących do The Shire – od fotografowania po uzupełnienie podstawowych danych tych składników majątku. 

Oznaczanie kodami QR

Kolejny krok to oznaczanie kodami QR. Dzięki aplikacji mobilnej, po zeskanowaniu kodu, każdy pojedynczy mebel zostaje przypisany do wcześniej stworzonego “cyfrowego bliźniaka” w aplikacji. Umożliwia to szybką identyfikację przedmiotu w przypadku zmiany jego miejsca. Klient otrzymał dostęp do intuicyjnego interfejsu, który umożliwia identyfikację i weryfikację lokalizacji poszczególnych mebli.

Efekty i korzyści

Największym zaskoczeniem okazały się szybkość i łatwość procesu inwentaryzacyjnego. W ciągu dwóch dni całe biuro o powierzchni ponad 1400 mkw. zostało zinwentaryzowane, a klient uzyskał pełny wgląd w swoje zasoby meblowe - zdigitalizowane w jednej aplikacji.

Ponadto platforma umożliwia szybkie reagowanie na zmiany w układzie biura oraz sprawną relokację mebli pomiędzy różnymi lokalizacjami, optymalizując pracę operacyjną Community i Office Managerów. 

Zunifikowana baza ewidencji oraz “Cyfrowe Paszporty Produktów” w postaci znaczników QR pozwalają na planowanie drugiego życia mebli – odsprzedaży lub, jeśli zajdzie taka potrzeba, ponownego użycia i renowacji, sprzedaży pracownikom lub przekazania organizacjom charytatywnym.

Wdrożenie Rebench App dostarczyło zespołowi The Shire | Beyond Coworking narzędzie, które nie tylko usprawniło ich bieżące operacje, ale również umożliwiło im elastyczne dostosowanie się do przyszłych wyzwań.

To współpraca, która nie tylko zmienia sposób myślenia o zarządzaniu wyposażeniem biurowym, ale także definiuje nowy standard efektywności i elastyczności w branży coworkingowej. A wszystko z myślą o cyrkularnej przyszłości biur.